Инструкция: как организовать эффективную поездку на бизнес-миссию?

Для решающего «да» в проекте с европейской компанией нужно провести до трех личных встреч. И бизнес-миссия – самый эффективный способ познакомиться с зарубежным клиентом и начать долгосрочные взаимоотношения с ним.

Существует два вида бизнес-миссий:
– частная бизнес-миссия: когда одна компания-производитель выезжает на ряд переговоров с потенциальными поставщиками;
– коллективная бизнес-миссия: несколько компаний-производителей организованно знакомятся с потенциальными поставщиками (часто такие мероприятия организуются на деньги государственных экспортных центров, комитетов и торговых палат).

Как подготовиться к частной бизнес-миссии?

Идеальная бизнес-миссия – когда за один приезд удается встретиться с максимальным количеством компаний. Например, за 1 день — 3 потенциальных клиента. 3 дня — 9 компаний!

Но помните: вас ждет интенсивная физическая и интеллектуальная нагрузка. Это 14-часовой рабочий день, длинные дороги, ранний подъем, стрессовые переговоры. На каждой встрече вам и нам предстоит выкладываться на 100% — как будто приехали только ради нее.

1. Презентация продукта:
– Создайте и оттренируйте идеальную презентацию проекта и своей компании. Вам понадобятся не только профессионально оформленные брошюры или интерактивная демонстрация, но отличный немецкий или английский язык – поэтому позаботьтесь о собственной подготовке или закажите переводчика.

2. Внешний вид:
– Не нужно специально бросать пыль в глаза и надевать оттягивающие руку ролексы. Но, если вы пришли говорить о сделке в полмиллиона евро, — не стоит надевать на первую встречу растянутые джинсы и кроссовки. Как бы Вы ни любили удобную одежду – на важную встречу в Германии даже open-minded стартаперу стоит надеть пиджак.

3. Любопытство к бизнесу:
– Готовьте индивидуальные вопросы. Подчеркивайте важность сотрудничества именно с этим человеком и знайте профиль той компании, к которой едете.
– Просите показать компанию и/или производство. Вам не откажут! И, однажды побывав «в гостях», вы будете уже «своим».

4. Дорожная карта встречи:
– Заранее подготовьте видение — чего вы хотите добиться от конкретной встречи? В конце встречи обязательно проговорите следующие шаги обеих сторон.

А если бизнес-миссия – коллективная?

К сожалению, часто компании возвращаются с коллективных миссий с разочарованием. Если на БМ не оказалось интересных партнеров для вашей компании, то траты составят не менее 80 000 рублей на человека – несмотря на софинансирование, билеты, проживание и питание зачастую оплачивается самостоятельно. А иногда даже встреча с интересным партнером не заканчивается ничем – потому что не удалось привлечь внимание!

Поэтому помните о правилах подготовки:

1. Поинтересуйтесь, как происходят закупки в другой стране, к кому стучаться, чтобы обсудить сотрудничество? В среде МСП в Германии познакомиться с первым лицом компании часто легче, чем в России – но ЛПР в России – не те же самые, что ЛПР в Германии! Можно сделать предметный запрос в экспортный центр – например, в РЭЦ – иногда они делятся результатами таких исследований. Или заказать исследование целевой группы у Bridge-One-Seven.

2. Сразу сообщите организаторам, какие ЛПР и типы компаний вам нужны! На этапе подготовки миссии у вас есть возможность повлиять на список приглашенных людей и компаний

3. Подготовьте идеальный профиль компании для предложений о встречах. Подумайте – что важно знать о вас потенциальному партнеру? Что отличает вас от других? Пишите конкретно и избегайте ничего не говорящих выражений типа "профессиональный подход" или "20 лет на рынке". А также:
– Несколько раз проверьте, работает ли контактный имейл и телефон;
– Распишите свой ассортимент – и сделайте красивую профессиональную предметную съемку своего товара. В Европе привыкли к высокому уровню самопрезентации;
– Закажите профессиональную верстку презентации – и не забудьте про фирменный стиль компании. Правильное впечатление – в деталях.

4. Держите связь с организаторами бизнес-миссии. Поинтересуйтесь, как компании реагируют на предложения о встречах с вашей компанией? Ранний фидбек – возможность сделать будущую поездку эффективнее.

5. На саму бизнес-миссию лучше ехать первому лицу: собственнику или генеральному директору. Участвуйте в диалогах, задавайте вопросы компании, не игнорируйте совместные обеды/ужины – это тоже повод для нетворкинга.

Что потом?

Выходите на связь не позже, чем через 1,5 недели после встречи – или в рамках ваших договоренностей (не заставляйте себя ждать, если лично пообещали отправить письмо в течение 2-х дней). Это продемонстрирует немецкому партнеру вашу надежность даже в мелочах.

Если конструктивный диалог завязался, можно пригласить коллег посетить ваше производство в России. Или (что, зачастую, даже проще) запланировать следующую поездку (и переговоры) – на территории немецкого партнера.